お客様の声-うるま市役所 さま

総務部総務課

導入背景

H17年、4市町合併前の具志川市の時から文書管理システム「Jdocヘルプ」を利用しており、合併後も「うるま市」として使用していました。 しかしJdocヘルプでは対応できない様々な課題があり、後継のJ.docSuiteに切り替えることで解決できると思い導入しました。

インタビュー

文書管理について、顕在的課題と潜在的課題はなんですか

【顕在的課題】
これまで毎年3月の年次切替などの時点処理ができてませんでした。人事異動の時期でもありますし、事務残しなどで3月以前の起案がおこなえない状態がありました。それまでは、年度が変わる3月31日に担当職員が徹夜で処理業務に追われていました。
【潜在的課題】
文書管理適正化の意識統一です。文書管理の重要性を全職員に庁内LANや掲示板などで意識の統一を図っております。

弊社の文書管理システム等を採用して、影響があったものはなんですか

一番の目的であった、年次切替のスムーズな更新が実現できました。それ以外にも、前年度と同一の構成でフォルダを複製できるなど業務の効率アップにも繋がっています。ほとんどの職員がJdocSuiteを利用しており、検索などの面で利便性が向上していると感じています。
ほかにも多彩な機能が搭載されていますが、職員がすべての機能を把握しているわけではないので、指導や運用の改善ができれば、より効果があると思っています。

当製品において、業務改善に繋がった機能はありますか

年次切替や検索機能のほか、所属なども重複して登録が行える点が非常に便利です。プロジェクトを兼任する場合などでも、所属を切り替えた起案が可能なので、イレギュラーな事案にも対応できます。

システム導入に対する職員の方の反応はいかがでしたか

わかりやすい登録画面なので、表示されている項目に入力すれば起案がおこなえる点は助かっています。さらには、運用ルールを決めていくことで、文書管理の適正化をよりスムーズにおこなうことができると思います。
導入時の研修を全職員対象にはできなかったので、各課の副主任を対象にし、それぞれの課へフィードバックするといった導入でした。そこで職員がシステムを利用する際は、マニュアルも活用しました。
どうしても使い慣れたエクセルを利用する職員も少なからずおり、文書の適正化への意識統一を継続しておこなう必要があると考えました。

文書管理の運用維持に関してどのような工夫をされていますか

文書管理のシステムに限らず、新採用職員対象に4月に研修を実施しています。
研修以外では、庁内LANや掲示板などでその都度、文書の適正管理の周知を図っています。
またセルフチェックシートを導入するなどして、より文書管理の適正化を工夫したいと思います。

職員様に対する教育で、一番意識されて行っていることはなんですか

文書事務には、行政業務の中でも「基本中の基本」という意識が大事だと考えています。新規職員採用時研修も含め、例規や法令に則って適正な事務をおこなうためには、正しい文書を作成することが大変重要である、という観点で研修をおこなっています。

情報公開条例および個人情報保護条例そして番号法(マイナンバー条例)に対する、文書管理の「あるべき姿」とはどう考えますか

マイナンバーは個人情報保護法例で厳格に管理を求められている中、
マイナンバー法では、代理人にも公開できるとされています。
「守る」観点と「公開する」観点で折り合いをつけるのが難しいです。
「市民の情報(個人)を守っていく」点と「個人情報の利用」という点で軸が相反していて、市として何が適正であるか見極め、しっかり対応する必要があると思います。

目録に関しては、件名と実態の整合性が合わない場合があり、請求者が来庁した際に聞き取りをおこない、対象の文書を公開しています。
情報公開で来庁される方の目的として「商業目的」が多くあり、当初イメージされていた情報開示の姿であった市民の方が純粋に「興味のある情報」として 請求されるケースの方が少ないという現状があります。

今後の公文書管理条例についてどうお考えですか

沖縄県が条例化した際には、本市も追随して条例制定の対応をすることになると思います。
今は、うるま市の運用状況と公文書管理法との間で溝が生じている状態があり、条例化された場合には実態と整合性を取る必要があると思います。

公文書管理の電子化について将来的にどうお考えですか

将来的には電子化を望んでいます。しかしシステム上で電子化しても、職員の意識がしっかりしてなければ意味はありません。
公文書管理に対する意識の統一を重点において、電子化を図りたいと考えています。

導入前の課題

  • 毎年3月の年次切替などの時点処理ができていなかった
  • 特定の文書検索がむずかしかった

    導入後の効果

    • 年次切替のスムーズな更新が実現可能に
    • 文書検索などの面で利便性が向上
    • 前年度と同一の構成でフォルダを複製できるため、業務効率向上

      J.doc Suiteは公文書管理法に準拠したシステムなので
      簡単で、安心・安全をお約束いたします。
      お客様の「声」を基に作り出された文書管理システムを実感してください。

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