お客様の声-沖縄県庁 さま

総務部 総務私学課 文書法規班 ご担当者様

導入背景

沖縄県では平成16年度から26年度まで約10年間、他社の文書管理システムを導入していた。しかし、平成23年度に公文書管理法が施行され、また、文書管理システム導入時の仕様と文書事務の実態が合わなくなってきたため、リース期間の満了を機にシステムの見直しを行うことになった。

インタビュー

文書管理の課題で、顕在的課題と潜在的課題はなんですか

【顕在的課題】 執務室内の具体的な管理方法の統一性が図られていなかった。
【潜在的課題】 公文書が国民共有の知的資源であるとの意識がまだ職員に浸透していない。意識が変わらないと管理が変わらない。
公文書管理の重要性を意識づけるために研修では必ず周知しています。
① 新採用職員研修/ ②中途採用職員研修 / ③文書取扱主任研修
(7月~9月に実施する引継・廃棄作業前の研修で公文書管理の重要性を説明している。)

どのような点を重視して文書管理システムを選定されましたか

・文書単位からファイル単位とすること。
・文書の発生から公文書館の移管までをシステムで対応できるようにすること。
・文書管理が適正に行われること。
・システム担当業者に文書管理の専門的知識(公文書の基本)があること。
現場の文書管理状況を把握し、システムを活用して文書管理を適正に行うためのアドバイスや提案ができるシステム会社を求めていました。

弊社の文書管理システム等を採用して、県庁全体に影響受けたものはなんですか

職員が文書の発生段階で文書分類を意識するようになりました。
文書分類を意識することでファイルのつづり方などが変わりました。
システムでは、ファイル単位で文書分類を登録するので、保存期間ごとに文書をファイル分けするなど意識できる環境になりました。
これまでは、利便性を重視したファイリングとなっていましたが、現在は文書分類ごとに文書を管理する意識が浸透してきていると思います。

当製品において業務改善につながった機能などはございますか

ファイル管理と公印管理機能です。
実は、公印管理機能は色々反発を受けながらも取り入れた機能なのですが…(笑)
公印管理の承認フローはどうしても手間になる部分ではありますが、
手間をかけないといけない部分はしっかり手間をかける必要があると考えているので、効率化だけでなく、適正化も含めて業務改善につながったと思います。

システム導入に対する職員の方の反応はいかがでしたか

導入当初は、初めて使うシステムなので慣れるまでに不満などもありましたが、支援機能などがあるので使いやすいとの意見もありました。起案の修正も可能なので、間違えたときに最初から登録し直す必要もないですし、ヘルプデスクの対応も丁寧なので職員の理解を得ることができたと思います。

文書管理の運用維持に関してどのような工夫をされていますか

文書管理セルフチェック(10項目)を実施し、各所属で年に1回セルフチェックすることで、文書管理の理想と実態を再認識しながら自己評価していく取組を行っています。
また、文書だよりの刊行、定期的に研修を実施することなどで、文書の適正化を職員に意識づけ、適切な運用維持を図っています。
文書だよりは、導入前に毎月発行していました。自分自身でデスク周りの文書を整理し、ビフォーアフターの写真を掲載することで、文書管理の適正化の必要性や方法を実感できるシリーズでは、職員からの反応もすごくよかったです。

出先機関に対して総括する対策はどのように考えていますか

文書だよりや研修制度などで対策していますが、出先機関は施設環境が異なるため、本庁機関より総括が難しいです。文書管理システムを導入したことで、文書分類とファイル登録を意識せざるを得ない環境下になったので、出先機関においても原則的な部分の意識づけが可能になっていると思います。

将来的に文書管理に望むことはありますか

・文書の発生から公文書館への移管までスムーズに行われること。
・沖縄県の文書管理が統一的になされること。
・ファイルの仕様を統一すること。
適正化よりも利便性を重視した文書管理の実態も続いているので、まずは意識づけをしっかり行うことで文書管理の適正化の実現につながると思います。
自分自身で実際のファイルを保存期間ごとに色分けして整理しています。
そこで見えてきたメリット・デメリットを考えながら適正化を推進することで、より一層、職員の皆様に適正な文書管理が浸透することを願っています。まずは自分から。

情報公開条例および個人情報保護条例そして番号法(マイナンバー条例)に対する、 文書管理の「あるべき姿」とはどう考えますか

文書が誰でも取り出せて共有されること、保護されるべき文書が保護され、そうでない情報ときちんと分けて管理されること。
つまり、文書管理の「基本」が全ての文書において守られることだと思います。

今後の公文書管理条例についてどうお考えですか

全国的に条例化が進んでいくと思っています。
沖縄県においては、規程等で文書管理を行っていますが、
公文書管理法に準じたシステムをベースに文書管理をレベルアップすることで、全国的な条例制定の動きに合わせて文書管理が適切に行われていくよう進めていく方針です。

公文書管理の電子化について将来的にどうお考えですか

紙だけの保管では、どうしても保管場所が必要になります。多くの情報を残したいという方向性であれば、電子化は必須になってくると思います。保管場所の容量に合わせて一定の情報レベルで、必要な文書だけを、というのであれば紙のみの保管も可能かと思います。
県や各市町村で、何を残したいかで変わってくると思いますので、
色々な実績を参考に沖縄県はどうしていくかを検討していく必要があると思います。

導入前の課題

  • 全般的な課題としては、文書管理規程が定められてはいるが、執務室内での具体的な管理方法の統一性がなかった。
  • 文書の保存確定時点で文書分類を登録していた。文書分類は文書発生段階で意識させたい。
  • 公文書管理法では、ファイル単位での管理が基本だが、旧システムでは、文書単位の管理となっていた。

    導入後の効果

    • 職員が文書の発生段階で文書分類を意識するようになりました。
    • 文書分類を意識することでファイルのつづり方などが変わりました。
    • システムでは、ファイル単位で文書分類を登録するので、保存期間ごとに文書をファイル分けするなど意識できる環境になりました。

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