ActiveCity 文書管理システム
ActiveCity文書管理システムは、ブラウザさえあれば利用できるWebシステムです。
公文書管理に必要な機能と、電子決裁機能を持つ統合パッケージです。
保管・管理・運用が滞ることなく業務効率UP
文書作成業務の流れを大きく変えることなく管理を効率化
保管・管理・運用が滞ることなく業務効率UP
探したい文書がすぐにみつかり作業効率UP
電子化により紙の減少でスペースを確保
「公文書管理法」と「情報公開法」・「個人情報保護法」は、「車の両輪」の関係にあり、公文書の管理が計画的、組織的かつ適正に行われなくてはならなく、情報公開法における国民からの開示請求に関しては、迅速な対応、そして、個人情報保護法では、適切な廃棄作業が求められています。
特に、情報開示請求に関して「不存在文書」「検索不能」といった問題が生じていることから、公文書の適切な所在管理を「探す」から「取り出す」との観点で効率化を図り、住民サービスの向上に繋げることが必要です。
また、行政改革の側面からも、文書管理業務の効率化が必須と考えることから「文書のライフサイクル」における流れをスムーズに行える仕組みづくりが重要と考えます。
文書管理においては、「どこに」「どういう」公文書があるのかが明らかでなくてはなりません。例えば、その公文書を扱う担当者以外の職員であっても、保管場所がわかるような所在管理が大切です。しかし実際は、紙と電子文書の混在で管理が煩雑になっていたり、書庫・書棚に移動してしまった文書が探せないなど、さまざまなお悩みが多いのも事実です。
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収受
・庁外からの照会（依頼）文書、回答が必要な文書など、管理がまちまち
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起案
・過去の起案文書を参照して作成したい
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施行・発送
・発送日・件名・発送種別・発信者・発送者
何をキーに検索すれば？
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保管
・インデックスラベルの作成が面倒
・肝心の文書が見当たらない？ -
保存
・増え続ける文書にキャビネットが不足
・検索しにくい -
廃棄
・廃棄年度の管理が大変
- 1.いつ作成し、どこに何年保存し、いつ廃棄したかなどの時間的な管理ができる
- 2.担当者以外でも文書がどこに保管されているのかを把握し、所在の管理ができる
- 3.電子データ、紙文書、電子化文書（紙のスキャン文書）が一元管理できる
- 4.ファイル基準表や引継ぎ・廃棄リスト、書庫保存リスト、情報公開目録なども管理できる
現在の収受や起案の状態を一画面で確認できるので、処理漏れを未然に防ぎ業務効率化を促します。
収受～施行までを一括入力し、各課へ電子回覧・供覧が可能。文書管理で登録された情報の分析・帳票出力も対応しております。
急な情報公開の要求があっても、多方面の検索システムで当該文書をスピーディに特定し、保管場所まで明確に探し出せます。
背表紙ラベルを発行し、執務室・書庫内を管理できるので、人事異動があっても必要な文書が取り出せます。
QRコードとハンディスキャナを利用し、廃棄処理及び書庫管理の配架作業を円滑におこなうことで業務効率を上げます。
物理的文書もシステム上で管理しているので、移替え・移管(引継ぎ)・廃棄を一貫しておこなえます。
文書の「起案」や「決裁」、「発送発信」「公開」までを現在の流れを大きく変えることなく支援します。電子で作成した起案書の添付文書など、文書管理システムに紐づけて登録することができます。
起案
・過去の起案文書を基に参照作成が可能
・起案書の原本を電子データと紐付けて保存できる
起案
・無駄な電子データの氾濫を抑制できるのでファイルサーバーの縮減・軽量化が実現できる
・各帳票類は全てシステムからの自動作成が可能
公開
・文書件名・ファイル名は最初に入力するだけで実体のファイル名と連動
QRコードによる管理で、正確な引継ぎと廃棄処理がおこなえます。
あらかじめ文書の保存箱・ファイルケースにQRコード付きラベルを貼付けておき、ハンディ―スキャナーで読み込み、タブレットPCなどでActiveCityに登録すれば、文書の所在が即座に把握でき、廃棄・保管の振り分けが簡単にできます。
収受機能
文書主管課一括入力と各課入力、またはメール連携での入力ができます。電子回覧・供覧へ繋げることが可能です。
起案機能
発意起案入力のほか、収受入力した情報を呼び出し継続して入力することが可能です。電子決裁・紙決裁処理の選択ができます。
施行機能
決裁後の文書を、メールによる施行、庁内電子施行、掲示板施行等の各種方法により施行することが可能です。
公印管理機能
公印を必要とする起案書に対して申請を行います。公印管理者の承認も記録。公印管理機能により申請履歴を管理します。
引継・廃棄機能
事務室内の文書を書庫に移動する際の処理と保存期間満了文書の廃棄の処理を行います。タブレットとＱＲコードを読み込むスキャナで引継廃棄作業を迅速に行う機能も装備しています。
移管機能
庁舎内で保存していた保存期間満了の文書を別機関に移管をするための処理が可能です。
（例）公文書館への移管等
ファイリング（簿冊）管理機能
文書分類を体系化しその配下にファイル（簿冊）を関連づけてツリー構造で管理します。文書分類の体系には割付、積み上げ、ハイブリッドがあり、簡単に構築することが可能です。
書庫管理機能
書庫に配架されている文書の所在と空スペースの管理を行うことが可能です。貸出などの情報も管理できます。
検索機能
収受起案等で入力した際の属性情報を基にキーワード検索が可能です。電子文書自体の文言を検索する全文検索もできます。
統計・帳票出力機能
文書管理で登録された情報をあらゆる角度から分析することができます。各種帳票の印刷も可能です。
保守管理機能（機構改革）
年度末の機構改革にもスムーズ・確実に職員様の負担を掛けずに事前処理ができます。また、組織・職員・文書分類等の情報は全て履歴管理を行っています。バッチ処理による一括更新機能も装備してます。
