ActiveCity 文書管理システム
簡単・安心・安全な文書管理をお約束いたします。
文書管理は、電子によるペーパーレス化ではなく、紙を主体として発生～廃棄までシステムを上手に使いこなすことがベストです。
公文書は各例規等により保存年限が定められており、その期間適切に保存されなければなりません。
しかし日々作成され増える一方のなかで、廃棄してはいけないものが廃棄される可能性も否定できない現状があります。
ActiveCity文書管理システムは、公文書管理法に準拠した文書管理システム。紙と電子を融合し、適切かつ効率的に管理できることで、大きくご好評をいただいております。
現在の収受や起案の状態を一画面で確認できるので、処理漏れを未然に防ぎ業務効率化を促します。
収受～施行までを一括入力し、各課へ電子回覧・供覧が可能。文書管理で登録された情報の分析・帳票出力も対応しております。
急な情報公開の要求があっても、多方面の検索システムで当該文書をスピーディに特定し、保管場所まで明確に探し出せます。
背表紙ラベルを発行し、執務室・書庫内を管理できるので、人事異動があっても必要な文書が取り出せます。
QRコードとハンディスキャナを利用し、廃棄処理及び書庫管理の配架作業を円滑におこなうことで業務効率を上げます。
物理的文書もシステム上で管理しているので、移替え・移管(引継ぎ)・廃棄を一貫しておこなえます。
選べる組み合わせ
文書管理業務のライフサイクルにおいて「必要」なパーツ(機能)のみの組み合わせが可能なので、それぞれの運用に合わせてカスタマイズ！導入時の低コストが実現！
全文検索
収受起案などで入力した際のキーワード検索はもちろん、電子文書内のキーワードを全文検索することが可能。目的の文書にたどり着きやすくご好評いただいています。
明確な所在・位置管理
公文書または電子文書などの位置管理や所在管理を、タブレットやハンディを利用して管理。職員の異動があってもスムーズに文書を取り出すことが可能です。
グループウェア機能
メール、掲示板、スケジュール管理、施設管理、ToDo、伝言メモなど行政事務において必要な機能がオールインワン！情報共有を容易におこなうことができます。
収受機能
文書主管課一括入力と各課入力、またはメール連携での入力ができます。電子回覧・供覧へ繋げることが可能です。
起案機能
発意起案入力のほか、収受入力した情報を呼び出し継続して入力することが可能です。電子決裁・紙決裁処理の選択ができます。
施行機能
決裁後の文書を、メールによる施行、庁内電子施行、掲示板施行等の各種方法により施行することが可能です。
公印管理機能
公印を必要とする起案書に対して申請を行います。公印管理者の承認も記録。公印管理機能により申請履歴を管理します。
引継・廃棄機能
事務室内の文書を書庫に移動する際の処理と保存期間満了文書の廃棄の処理を行います。タブレットとＱＲコードを読み込むスキャナで引継廃棄作業を迅速に行う機能も装備しています。
移管機能
庁舎内で保存していた保存期間満了の文書を別機関に移管をするための処理が可能です。
（例）公文書館への移管等
ファイリング（簿冊）管理機能
文書分類を体系化しその配下にファイル（簿冊）を関連づけてツリー構造で管理します。文書分類の体系には割付、積み上げ、ハイブリッドがあり、簡単に構築することが可能です。
書庫管理機能
書庫に配架されている文書の所在と空スペースの管理を行うことが可能です。貸出などの情報も管理できます。
検索機能
収受起案等で入力した際の属性情報を基にキーワード検索が可能です。電子文書自体の文言を検索する全文検索もできます。
統計・帳票出力機能
文書管理で登録された情報をあらゆる角度から分析することができます。各種帳票の印刷も可能です。
グループウェア機能
メール、掲示板、スケジュール管理、施設管理、ＴｏＤｏ、伝言メモ等の機能が実装され行政事務に対応しているのが特徴です。
保守管理機能（機構改革）
年度末の機構改革にもスムーズ・確実に職員様の負担を掛けずに事前処理ができます。また、組織・職員・文書分類等の情報は全て履歴管理を行っています。バッチ処理による一括更新機能も装備してます。
