文書管理コンサルティング
文書業務の運用管理コンサルティングは、私たちにお任せください
紙だけあるいは電子化のみにとらわれず、ファイリングと文書管理を連携させ支援する仕組みこそが、文書管理業務の「あるべき姿」と考えます。
コンサルティングの必要性
文書管理の最適化を行うためには、仕組み作りが必要！
現在の文書管理の状態を把握し、足りない部分、必要な部分だけをコンサルティングすることも可能です。
文書管理システム未導入の場合は、実態（紙）管理の最適化を、また導入の場合は、システムと実態（紙）との整合性を高めるアドバイスをいたします。
「文書管理システム」と「運用管理コンサルティング」を協働させれば、より円滑な文書管理業務の維持向上が実現します。
システムと運用管理コンサルティングによる相乗効果
文書管理業務の「あるべき仕組み」
- 紙だけ・電子だけにとらわれない公文書の管理
- 公文書の所在を即時に検索
- 情報公開条例・個人情報条例・各例規の変更に対する、文書管理システムと運用の連携
- 将来を見据えた、歴史的文書の評価・選別による継承
文書業務の理想像
公文書は国民共有の知的財産です。作成から廃棄および歴史的文書の評価選別まで、以下の点について公文書の適切な管理が必須と言えます。
①現用文書および非現用文書の区別
②情報公開条例・個人情報保護条例・マイナンバー条例などの各例規に対応する、コンプライアンス、アカウンタビリティ、トレーサビリティを確立するため
また将来的には、ＩＴ技術により知的財産である公文書の利用者格差の解消を視野にいれることも重要です。
公文書のレコードマネジメント（作成～廃棄）における課題
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文書分類体系（ファイル基準表）の不備により、ファイリングシステムが崩壊。執務室内における公文書が溢れかえり、環境悪化を招いている！
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書庫内の文書の廃棄作業が適切に行えていないため、書庫内が手詰まりで執務室内に溢れ、公文書の移動ができない！
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執務室から書庫への引継作業において、適正な箱詰めや配架ができておらず、所在管理や廃棄作業が行えていない！
文書管理で最も重要なことは、最適な状態を維持することです。
専門のコンサルタントが課題を解決いたします
弊社文書管理コンサルティングならお客様の状況に合わせて最適なプランをご提案。文書管理の最適化、文書管理システムの効率的な長期運用を実現いたします。文書管理有資格者が在籍し、業務効率を確実にあげる整理・管理・運用の統一をお手伝いいたします。
| 平成２８年１0月現在 文書管理有資格者 | |
|---|---|
| 公文書管理検定 マネジメント編 | 4人 |
| 公文書管理検定 実務編 | 13人 |
| ファイリング・デザイナー | 8人 |
| 電子文書ファイリング | 4人 |
| 文書情報管理士上級 | 1人 |
シナジーの文書管理コンサルティングがお客様に選ばれている理由
創業以来、公文書管理システムに特化し研究開発を行ってきました。特に官公庁の文書管理業務に精通したことから、まさに” 痒いところに手が届くシステム“であるとの評価を、多くの県内外のお客様からいただいております。
県内外の豊富な文書コンサルティングの経験により、さまざまな文書管理の状態にも柔軟に対応することができます。レコードマネジメント（作成～廃棄・評価選別）のすべてのフェーズにおいて、経験ゆたかな人材（有資格者）を適切に配置することが可能です。
豊富な有資格者により、文書管理に関するさまざまなご要望にきめ細かくお応えいたします。文書整理コンサルティングから運用維持管理までをトータルでサポートします。
文書管理コンサルティング・サービス内容（自治体）
文書管理業務のライフサイクルにおける「必要」なサービスの組み合わせをアドバイス。業務課題に特化した選択で、質の高い支援を実現します。
お客様の状況に合わせたステップで導入いただけます！
文書ファイリングの仕組みの構築と、文書管理システムが連携した新しい文書管理体系を実現いたします
体系づくりのスケジュール例
- ■ 文書分類体系およびレコードマネジメント(作成～保管・廃棄)構築による文書管理の仕組みづくり
- ■ 公文書の実態管理および文書管理システムの適切な運用
- ■ 公文書の適切な管理状態の維持継続のため、外部委託者による文書管理状態の定期点検
これからの文書管理は紙・電子文書の運用管理コンサルティングができる文書管理システムメーカーを選定してはいかがでしょうか？
公文書管理法に準拠したActiveCity文書管理システム
文書管理業務の効率を劇的に上げるシステム。紙と電子と電子の融合でご好評をいただいております。
◆ 「紙」と「電子」を融合して管理
◆ 必要な公文書をスピーディーに取り出せる
◆ 選べる機能の組み合わせ
